Hóa đơn điện tử và những điều bạn cần biết

Theo quy định hiện hành thì kể từ ngày 01/11/2020 Doanh nghiệp thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử

Khởi tạo hóa đơn điện tử

Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

• Theo Nghị quyết 01/NQ-CP của Chính phủ ngày 01/01/2019 có nêu “…Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử, cơ bản hoàn thành trong năm 2019 ở Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các thành phố lớn.”
• Cũng tại Khoản 4, Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định “4. Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.

Theo quy định hiện hành thì kể từ ngày 01/11/2020 Doanh nghiệp thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Sử dụng hóa đơn điện tử có những ưu điểm gì:

• Giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn..)
• Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
• Khắc phục rủi ro làm mất, cháy, hỏng như sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục được tình trạng này do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu và thường xuyên cập nhật nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là hiếm khi xảy ra.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử (HDDT)?

• Doanh nghiệp phải có phần mềm hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng một trong hai hình thức: Tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
• Phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo, phát hành, lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử.

Để sử dụng HDDT, doanh nghiệp phải làm các thủ tục gì với cơ quan thuế?

Để thực hiện hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện:

• Quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 của Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) và gửi cơ quan thuế quản lý và được cơ quan thuế tiếp nhận.
• Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định.

Sử dụng Hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau được không?

• Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, đặt in, hóa đơn điện tử nhưng phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định và mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chỉ sử dụng một hình thức hóa đơn. Theo khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập và chưa nhận được thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 119/2018/NĐ-CP thì Tại khoản 3 Điều 36 Nghị định số 119/NĐ-CP thì tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 Điều 36.

>> Như vậy: đối với các Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy thì được phép sử dụng đồng thời cùng lúc với Hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, hóa đơn giấy chỉ được phép sử dụng đến ngày 31/10/2020.

Hoá đơn điện tử có mấy liên? Làm thế nào để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế?

• Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó, Hóa đơn điện tử không phải có tên liên hoá đơn, trong ký hiệu mẫu số hóa đơn sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn. (Theo công văn 1721/TCT-DNL ngày 14/5/2014).
• Để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế hay chưa, Doanh nghiệp tra cứu tại Website: tracuuhoadon.gdt.gov.vn của tổng cục thuế.

Doanh nghiệp có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn dưới dạng bản giấy được không?

• Đối với hóa đơn điện tử đã lập và có sai sót Doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, biên bản giữa hai bên có thể lập và ký trực tiếp (có dấu nếu là tổ chức) hoặc ký điện tử.

Hóa đơn đã lập và ký số có sai sót thì điều chỉnh hay thu hồi như thế nào?

a) Sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng MST

• Theo thông tư 26/2015/TT-BTC quy định “ …các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.”

b) Sai sót khác các sai sót trên (điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC)

+ Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì:

• Chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
• Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. – Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

+ Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì:

• Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử hoặc ký, đóng dấu trực tiếp của cả hai bên ghi rõ sai sót.
• Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
• Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
• Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Hoá đơn điện tử có được lập kèm bảng kê hay không?

• Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Hóa đơn điện tử không bị giới hạn về số dòng trên hóa đơn do đó không lập kèm bảng kê.

Tuy nhiên, theo tìm hiểu của chúng tôi, chúng tôi được biết một số Cơ quan quản lý Thuế cũng tạo điều kiện chấp thuận sử dụng bảng kê cho một số Doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đặc thù như Logistic, vận tải… Về vấn đề này, Doanh nghiệp cần liên hệ Cơ quan Thuế để được xem xét.

Trường hợp người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán không ký số hóa đơn điện tử, hóa đơn có hợp lệ hay không?

• Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì trên hoá đơn điện tử phải có Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
• Theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính: Nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Trường hợp người bán muốn đề nghị được miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử thì gửi văn bản đề nghị đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để được xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

• Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
• Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, trong đó phải kể đến như: MISA, Easy Invoice, TS24, Thái Sơn….Để tiết kiệm chi phí và dễ dàng sử dụng cho Doanh nghiệp thì Phần mềm hóa đơn điện tử của Easy Invoice là một đơn vị đáng tin cậy.

Chúng tôi là đối tác trực tiếp của Nhà cung cấp hóa đơn điện tử Easyinvoice, một sản phẩm của Công ty Công Nghệ Softdreams, với đầy đủ các tính năng như:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC
• Đáp ứng được tất cả tình huống phát hành hóa đơn như hóa đơn giấy, hỗ trợ đắc lực trong quản lý doanh thu, hạch toán điện tử, báo cáo, kê khai thuế
• Giao diện đơn giản, gần gũi giúp kế toán khởi tạo, phát hành, gửi và lưu trữ hóa đơn dễ dàng
• Tích hợp với mọi phần mềm quản lý có sẵn, lưu trữ hóa đơn trong 10 năm bảo mật, an toàn tuyệt đối
• Đăng ký triển khai nhanh chóng, hỗ trợ mọi thủ tục phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế, xử lý khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm cực nhanh 24/7